Hvordan melde forfall?
Forfall med begrunnelse skal meldes så snart som mulig. Dersom møteinnkallingen er sendt ut brukes lenken i e-post sendt ut fra Kaukus ellers via e-post eller telefon til møtesekretæren.
Sekretariatet innkaller varamedlemmer
Representantene skal ikke selv innkalle varamedlemmer. Det politiske sekretariatet innkaller vararepresentanter i den rekkefølgen som er fastsatt gjennom valgresultatet. Dette gjelder også ved forfall som skyldes inhabilitet i én eller flere saker.
Møteplikt
Kommuneloven § 8-1 første ledd slår fast at medlemmer av et kommunalt folkevalgt organ har møteplikt. Det er kun i tilfeller der medlemmet har gyldig forfall at møteplikten faller bort.
Gyldig forfall
Gyldig forfall skal vurderes med et visst rimelig skjønn, men kriteriene for gyldig forfall er strenge. Ansvaret ligger i stor grad hos lederen for det enkelte organet. En vid definisjon av begrepet «gyldig forfall» kan føre til en uthuling av møteplikten. I tillegg til å være i strid med lovens intensjon, kan dette skape alvorlige utfordringer for organets saksbehandling og beslutningsdyktighet.
Eksempler på gyldig forfall er sykdom, arbeid som ikke kan utsettes, som for eksempel tjenestereiser, samt viktige begivenheter som bryllup, jubileer og begravelser.
Ugyldig forfall
Eksempler på ugyldig forfall er private reiser og ærender, fritidsaktiviteter, mindre familiebegivenheter og sosiale sammenkomster, samt arbeid der oppgavene kan utsettes.
Møter i andre utvalg er ikke godkjent som forfallsgrunn for møter i hovedutvalg eller kommunestyret, med unntak av møter i organer på høyere nivå, som Stortinget. Kommunale og fylkeskommunale verv er likestilt, og den folkevalgte kan da selv avgjøre hvilket organ han eller hun skal møte i.
Rett til fri fra arbeid
Arbeidstakere har krav på fri fra arbeid når det er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale folkevalgte organer, jf. kommuneloven § 8-2. Dette omfatter også nødvendig reisetid.
Uttreden og fritak
En folkevalgt som ikke lenger er valgbar til et folkevalgt organ, trer endelig ut av organet.
Hvis en folkevalgt ikke kan ivareta vervet sitt uten at det fører til vesentlig ulempe for han eller henne, kan kommunestyret eller fylkestinget etter søknad frita den folkevalgte for vervet midlertidig eller for resten av valgperioden. Kriteriene for vurdering av vesentlig jf. kommuneloven §7-9